Microsoft Teams

ARBEITEN VON ÜBERALL

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Der zentrale Ort für Teamarbeit in Office 365

Laden Sie andere Personen ganz einfach zur Zusammenarbeit ein – mit Chat, Meetings, Anrufen und Teamarbeit an einem Ort.

Besprechungen an beliebigen Orten

Starten Sie Videokonferenzen über einen einfachen Klick im Gruppenchat. So versammeln Sie bis zu 10.000 Teilnehmer, ganz gleich, wie weit sie räumlich voneinander entfernt sind.

Unterwegs chatten

Vertreten Sie Ihre Meinung, und drücken Sie Ihre Persönlichkeit aus – mit GIFs, Stickern und Emojis in Gruppenchats oder persönlichen Nachrichten.

Flexibel telefonieren

Wer hat sich eingewählt? – Hören Sie sich das nie wieder fragen. Teams bietet bequeme Telefonkonferenzen mit Anrufen, Anrufplänen1, Telefonsystem und Direct Routing in einer Lösung.

Nahtlos im Team arbeiten

Suchen Sie nie wieder hektisch nach Dateien. Mit Teams lassen sich Dateien in Word, PowerPoint und Excel in Echtzeit abrufen, teilen und bearbeiten.

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Anleitungen, Tipps & Tricks

Mit diesen sechs Tipps behalten Sie den Überblick über Ihre virtuellen Meetings und optimieren Ihren Arbeitsalltag.

1. Die Agenda: ein guter Anfang – Sorgen Sie dafür, dass alle auf demselben Stand sind, ganz gleich, ob Sie mit Teilnehmern vor Ort oder am anderen Ende der Welt verbunden sind. Die formale Agenda ist etwas aus der Mode gekommen, aber Sie können sie in moderner Form wiederbeleben. Fügen Sie die Themenpunkte in Ihre Kalendereinladung ein, oder versenden Sie eine Übersicht 24 bis 48 Stunden vor Beginn des Meetings. So wissen alle Beteiligten, was sie auf dem Meeting erwartet. Und wenn Ihnen jemand eine Agenda schickt, heißt es: Lesen ist Pflicht! Auch wer meint, mit dem Projekt oder den Themen vertraut zu sein, kann in der Agenda immer noch wichtige Anhaltspunkte oder Argumente finden. Schließlich will niemand unvorbereitet im Meeting sitzen.

2. Gute Vorbereitung ist alles – Ob mit oder ohne Agenda, stecken Sie sich klare Ziele. Sammeln Sie vor dem Meeting Notizen und Referenzmaterialien und überlegen Sie sich passende Fragen. Mit einer strukturierten Liste oder Gliederung können Sie das Meeting entspannt angehen und sich ganz auf die Diskussion konzentrieren. Notieren Sie spontan Fragen auf der Agenda, oder schreiben Sie schon vorher wichtige Ziele und Gedanken auf. Wie immer Sie sich auch vorbereiten, wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihre Agenda während des Meetings routiniert abarbeiten.

3. Technikprobleme vermeiden – Auch wenn Sie schon viele Onlinebesprechungen geführt haben, achten Sie darauf, dass die Technik stimmt. Testen Sie die Wählverbindung und Ihre Lautsprecher. Wenn Sie eine Webkonferenz halten oder via Internet auf (Meeting-relevante) E-Mails oder Notizen zugreifen, muss das WLAN funktionieren. Oft ist Frust auch vorprogrammiert, wenn die versammelte Mannschaft auf Nachzügler warten muss. Erscheinen Sie pünktlich im Konferenzraum, und wählen Sie sich frühzeitig ein. Bis alle eingewählt sind, können Sie Ihr Telefon stummschalten und sich in Ruhe auf Ihre Moderation konzentrieren.

4. Bildschirm teilen – Wenn Sie Informationen mit visuellen Daten oder Statistiken kombinieren oder auf externe Dokumente verweisen, muss jeder Ihrem Gedankengang folgen können. Gewinnen Sie die Aufmerksamkeit des Publikums mit einer Bildschirmfreigabe, und sorgen Sie dafür, dass jeder auf dem gleichen Stand ist. So vermeiden Sie unliebsame Zwischenrufe wie „Moment, wo sind wir?“ oder „Stopp, ich muss erst noch die richtige Seite finden“. Dank der Bildschirmfreigabe kommen solche Verzögerungen und Schwierigkeiten gar nicht erst vor. Nicht vergessen: Deaktivieren Sie während der Bildschirmfreigabe E-Mail-, Telefon- und Messaging-Programme oder Benachrichtigungen, um unerwünschte Überraschungen zu vermeiden.

5. Souverän moderieren – Eine der Herausforderungen von Online-Meetings besteht darin, die Diskussion gekonnt zu moderieren. Je nach Persönlichkeit der Teilnehmer können Diskussionen einen sehr unterschiedlichen Verlauf nehmen. Entweder alle reden durcheinander oder es entsteht eine lange Pause, nachdem eine Person gesprochen hat. Um ein chaotisches Durcheinander oder Redepausen zu vermeiden, stellen Sie den Meetingteilnehmern gezielt Fragen. Wenn Teilnehmer im Team arbeiten oder auf die Ergebnisse anderer angewiesen sind, können Sie ruhig fragen, ob es noch eine Frage oder etwas zu ergänzen gibt. Halten Sie den Gesprächsfaden in der Hand, um Ihr Meeting zum Erfolg zu machen und bieten Sie jedem Teilnehmer ein Forum.

6. Persönlichkeit zählt – Bei virtuellen Meetings, bzw. Online- oder Telefonkonferenzen können Sie keine Signale der Körpersprache deuten. Man sieht nicht, wie der andere reagiert und ob er bei der Sache ist. Punkten Sie mit Ihrer Persönlichkeit, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu halten. Seien Sie genau so interessiert wie im echten Leben – oder sogar noch interessierter. Mit positiver Energie erreichen Sie die Teilnehmer und lenken die Aufmerksamkeit auf die wichtigen Themen. So bleibt jeder fokussiert, insbesondere wenn Sie Teilnehmer direkt ansprechen und nach deren Meinung fragen. Wenn Sie jeden mit ins Boot holen, können Sie die wichtigen Punkte schnell abhandeln und in kürzerer Zeit mehr erreichen.

Welche Art von Meeting Sie auch bevorzugen, der virtuelle Konferenzraum bietet viele Möglichkeiten. Wenn Sie gut vorbereitet in ein Meeting gehen und Ihre Kollegen einbeziehen, verlaufen Ihre Besprechungen nach Plan.

Quelle: Microsoft

Quelle: Microsoft

In fünf Schritten zum effizienten Homeoffice:

1. Per Chat präsent sein – Chatumgebungen haben zwei große Vorteile für Telearbeiter. Erstens ist man für Kollegen sofort erreichbar und räumt mit dem Mythos auf, der Telearbeiter verbummele seine Arbeitszeit im Schwimmbad oder im Kino. Zweitens fühlt sich jeder direkt ins Team einbezogen. Jahrelange Forschung zur Telearbeit zeigt, dass die Synchronität von Live-Chats das Gefühl von Präsenz und Zugehörigkeit sowie das emotionale Wohlbefinden stärkt. Weitere Studien belegen, dass Emoticons das Wir-Gefühl und die Harmonie fördern. Außerdem arbeiten weltweite virtuelle Teams, die sich digital zuzwinkern oder zulächeln, effizienter zusammen und bauen bessere Teambeziehungen auf. In Softwarelösungen wie Microsoft Office 365 sind Chats – inklusive Emoticons – direkt in Skype for Business integriert. So können Mitarbeiter entspannt in Echtzeit kommunizieren. Diese zwanglose Art der Kommunikation ist interaktiver und schneller als ein Telefonanruf.

2. Mobiles Internet – Je nach Region lässt die Internetverbindung manchmal sehr zu wünschen übrig. Etwa 55 Prozent der US-Haushalte steht als einzige Möglichkeit ein 25-Mbit/s-Internetanschluss zur Verfügung – die nach Einschätzung der FCC mindestens erforderliche Bandbreite für moderne Onlineanwendungen. Derzeit gehen noch etwa 75 Prozent der US-amerikanischen Haushalte über DSL-, Kabel- oder Glasfaserkabel online. Gleichzeitig gewinnt der mobile Arbeitsplatz immer mehr an Bedeutung. Laut einer Statistik des U.S. Census Bureau ist die Zahl der stationären Internetnutzer (früher 82 Prozent) seit einigen Jahren rückläufig. Im selben Zeitraum stieg die Zahl der mobilen Internetnutzer von 10 auf 20 Prozent. WLAN-Hotspots und Breitband-Datenpläne sorgen dafür, dass der mobile Arbeitsplatz immer mehr zur Realität wird. Zudem sind viele der besten und beliebtesten Produktivitätslösungen jetzt auf dem Mobilgerät verfügbar. Mit vielen Office-Anwendungen können Sie Dokumente auf dem PC/Mac oder iOS-, Android- oder Windows-Gerät erstellen, bearbeiten und teilen. Falls das Internet einmal streikt, verfügen Sie also immer über einen mobilen Notfallplan.

3. Flexibel und selbstbestimmt arbeiten – Ein ausgeglichener Telearbeiter bestimmt selbst, wann Feierabend ist. Dieses Freiheitsgefühl trifft auch den Nerv der jüngsten Generation von Arbeitnehmern. Laut einer kürzlich durchgeführten Deloitte-Studie legen Millennials großen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance. Für viele ist dies auch das Hauptkriterium bei der Jobwahl, dicht gefolgt von Flexibilität (z. B. Telearbeit). Im Alltag bedeutet dies, dass man nicht ins Büro eilen muss, um ein Telefonat zu führen oder an einem Meeting teilzunehmen. Das Beste an der Arbeit von zuhause ist die Flexibilität. So kann man seine Tätigkeit kurz unterbrechen, um die Kinder von der Schule abzuholen oder beim Workout im Fitnessstudio neue Kraft zu tanken. Die verlorene Arbeitszeit lässt sich ganz einfach nachholen. Was nicht heißt, dass der Telearbeiter rund um die Uhr und sieben Tage die Woche beschäftigt sein muss. Grenzen Sie Arbeit und Freizeit klar voneinander ab, indem Sie abends Ihr Dienst-Handy ausschalten und keine geschäftlichen E-Mails mehr abrufen. Überstunden können immer mal anfallen, sollten jedoch die Ausnahme bleiben.

4. Teamkontakte pflegen – Arbeit findet nicht nur im Büro statt. Verabreden Sie sich ein paar Mal im Monat zum Mittagessen, auf einen Kaffee oder zu einem kleinen Snack nach Büroschluss – ganz nach dem Motto „Sehen und gesehen werden“. So halten Sie den Kontakt mit Kollegen und Vorgesetzten. Laut einer 2015 vom Human Performance-Journal durchgeführten Studie können Verabredungen zum Essen den Zusammenhalt im Team stärken und gute Beziehungen fördern. In zwangloser, entspannter Atmosphäre lassen sich Kontakte zudem leichter knüpfen.

5. Business-Software bestmöglich nutzen – Produkte wie Office 365, Skype for Business, SharePoint und Windows Phone verbessern die Produktivität im Homeoffice. Mit der passenden Technologie bleiben Sie in Echtzeit mit Ihrem Team in Kontakt – per Konferenz, Chat, Video und Dateifreigabe. Aber auch erweiterte Sicherheit und Compliance, interaktive Berichte, übersichtliche Dashboards und aussagekräftige Datenvisualisierungen tragen ihren Teil bei.