SMART-ARCHIV

Dokumenten-Management-System

SMART-ARCHIV

einfach | mächtig | modern

Mit unserem modernen Archivsystem können Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden. SMART-ARCHIV macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Plattformunabhängiges System
Über den Web Client ist ein plattform- und standort-unabhängiger Zugriff auf das Archiv über den Internet-browser am PC, Laptop, Smartphone & Tablet möglich.

PDF Editor
Der interne PDF Editor erlaubt es archivierte PDF-Dateien nachträglich mit Kommentaren und Bildern zu versehen und als neue Version abzulegen.

Beliebige Dateiformate archivieren
z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge uvm.

Automatische Texterkennung
Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“

Viele intelligente Such- & Filtermöglichkeiten
z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen

Automatische Archivierung und Klassifizierung
Individuell eingerichtete Klassifizierungsvorlagen erlauben die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten.

Wiedervorlage
Dokumente können mittels Wiedervorlage-Status für die Benutzer zurückgestellt und zum gegebenen Zeitpunkt vom System hervorgehoben werden.

Papierdokumente scannen und archivieren
Scannen Sie Ihren Dokumente und legen Sie diese anschließend digital und sicher im SMART-ARCHIV ab.

Gesetzeskonformes Löschkonzept
Dokumente und personenbezogene Daten können gemäß der GoBD und DSGVO rechtssicher aus dem Archiv entfernt werden.

Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
Die Office Plugins ermöglichen eine direkte Archiv-ierung aus den beliebten Office Anwendungen.

Benutzer- und Gruppenverwaltung
Sicherer Zugriff auf das System, dessen Funktionen und auf die archivierten Dateien.

Versionsverwaltung
Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments.

Komfortable Funktion für Backup & Restore
Mit den modernen Backup-Funktionen der Archiv-lösung können Sie Ihre Daten automatisiert sichern und bei Bedarf wiederherstellen.

Archivieren leicht gemacht

Mit diesem modernen Archivsystem können Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden.

Das Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert werden.

Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt SMART-ARCHIV die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standort-unabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Such-funktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

SMART-ARCHIV speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden alle Informationen revisionssicher und nicht „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte Archiv-System befindet sich in Ihrem Installationsort on-premise oder in der Cloud.

Modernste Client-Server-Technologie

Als Client-Server-System bildet der SMART-ARCHIV Server die Grundlage der gesamten Archivlösung. Die postgreSQL-Datenbank und Container zum Speichern aller Daten und Informationen sind fester Bestandteil der Server-Installation. Auch die verfügbaren Dienste für den SMART-ARCHIV API Rest Service und den Webdienst (Webclient) sind hier enthalten. Mit Server ist bei SMART-ARCHIV allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente gemeint.

Der SMART-ARCHIV Server wird somit 1x auf einer Server-Hardware on-premise oder in der Cloud installiert. Den SMART-ARCHIV Client und die Zusatzkomponenten können Sie auf beliebig vielen, unterstützten Endgeräten installieren.

Das System kann als Einzelplatzlösung (Server, Client und Zusatzfunktionen auf einem Computer) und als Netzwerklösung mit Zugriff von verschiedenen Endgeräten auf den Server installiert werden.

Einfach & günstig

Reduzieren Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt Archivierung mit SMART-ARCHIV auf ein Minimum. Wir begleiten Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungs-prozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb des Archivs.

  • Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten
  • Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren
  • Wir planen die Lösung individuell nach Ihren Anforderungen
  • Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Lösung
  • Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem Daten-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen
Flyer SMART-ARCHIV
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