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Office 365 - Der moderne Arbeitsplatz

Alles an Bord für den Digitalen Workplace?

Was gehört auf einen voll ausgestatteten „Digitalen Workplace“? Office-Programme zum Beispiel, Kommunikationslösungen oder Anwendungen für Informationsmanagement & Teamwork. Auf jeden Fall jede Menge Software. Das ist relativ teuer, aufwendig zu installieren und zu betreiben.
Doch es geht auch anders: Der Cloud-Dienst „Microsoft Office 365“ liefert alle Komponenten aus einer Hand. Die einzelnen Bausteine sind perfekt aufeinander abgestimmt. Mit Office 365 brauchen Sie sich um Konzepte und Integration keine Gedanken zu machen. Legen Sie einfach los.
Wie bei den meisten Cloud-Diensten zahlen Sie lediglich eine günstige monatliche Nutzungsgebühr. Investitionen in Software, Netzwerke oder Server entfallen. Wartung & Pflege übernimmt Microsoft. Ihre IT-Mitarbeiter können sich also getrost spannenderen Dingen zuwenden.
Wie stark Sie die Cloud nutzen, entscheiden Sie bei Office 365 selbst: Sie können Office auf allen Geräten installieren oder online per Webbrowser arbeiten. Dass gilt auch für Ihre Daten. Sie entscheiden, ob Ihre Dokumente in der Cloud oder auf der Festplatte beziehungsweise im lokalen Netzwerk gespeichert werden.

 

Office 365 - Die wichtigsten Vorteile

Bei Office 365 zahlen Sie nur für Kapazitäten, die Sie auch tatsächlich benötigen. Stellen Sie neue Mitarbeiter ein, können Sie sofort aufstocken. Umgekehrt sind überzählige Lizenzen schnell abgebaut. Speziell kleine Unternehmen sind mit Office 365 überhaupt erst in der Lage, professionelle IT-Technologie einzusetzen - und dadurch mit größeren Wettbewerbern technisch gleich zu ziehen. Doch das ist längst nicht alles: 

  • Keine Investitionen in Server, IT-Infrastruktur & Arbeitsplätze
  • Keine überraschenden Kosten für Updates
  • Zusätzliche Cloud-Dienste, etwa für Webhosting, Webkonferenzen, E-Mail oder Kollaboration entfallen
  • Monatliche Nutzungsgebühren in voller Höhe steuerlich absetzbar
  • Keine Abschreibungen daher auch keine Anlagenbuchhaltung
  • Entlastung der IT-Abteilung von Routinetätigkeiten
  • Günstige Lizenzkosten im Vergleich zur klassischen Einzelplatzausstattung
  • Kaum oder geringe Schulungskosten, da in gewohnter Umgebung gearbeitet wird

Unser Service rund um Office 365

Lizenzmanagement – Optimal ausgestattet
Zu Office 365 gibt es sieben verschiedene Lizenzpläne. Schließlich fallen die Anforderungen an einzelnen Arbeitsplätzen unterschiedlich aus. Für die Gesamtlizensierung sind ergeben sich daraus unendlich viele Kombinationsmöglichkeiten. Deshalb analysieren wir zunächst den tatsächlichen Bedarf Ihres Unternehmens. Darauf basierend entwickeln wir ein Lizensierungskonzept, das Ihre Anforderungen exakt wiederspiegelt. Dabei profitieren Sie von besonders günstigen Volumenlizenzen.
Ändert sich Ihr Geschäft, behalten wir das Lizenzmodell im Auge. Nicht nur mit Blick auf das Volumen, sondern auch hinsichtlich der Ausstattung der Arbeitsplätze. Sowie sich neue Anforderungen ergeben, passen wir das Lizenzkonzept an. So ist sichergestellt, dass stets genügend Arbeitsplätze bereitstehen und Ihre Mitarbeiter auf alle Funktionen zurückgreifen können, die Sie für ihren Job benötigen.


Migration – Damit beim Umzug alles klappt
Die wenigsten Unternehmen starten mit Office 365 bei null. Meist ziehen Dokumente, E-Mails, Notizen oder Webseiten mit um. Wir kümmern uns darum, dass Sie Ihre E-Mail-Adressen weiter nutzen können und Ihre Firmenwebseite erreichbar bleibt. Unser Umzugsplan gewährleistet, dass Ihre Mitarbeiter sämtliche Daten und Dokumente an gewohnter Stelle wiederfinden. Sollten Sie bereits SharePoint einsetzen, sorgen wir dafür, dass Anwendungen, Firmenarchive und Informationsseiten pünktlich migriert werden. Bei Bedarf übernehmen wir auch die Schulung Ihrer Mitarbeiter.


Wartung & Pflege - Auf der Nummer Sicher gehen
Während des Betriebs schauen wir, wie Ihre Mitarbeiter Office 365 nutzen. Verbesserungspotenziale fallen uns dadurch schnell auf. Dadurch profitiert Ihr Unternehmen umgehend von potenziellen Effizienzzuwächsen. Stellen Sie neue Mitarbeiter ein, sorgen wir dafür, dass sie am erster Tag von einem komplett eingerichteten digitalen Arbeitsplatz begrüßt werden.

Office 365 im Überblick

Office 365 umfasst neben Office Professional Plus drei verschiedene Server: Exchange, SharePoint und Skype for Business. Hinzukommen je nach Lizenzplan zusätzliche Dienste wie etwa die freie Einwahl in Skype-Konferenzen oder die erweiterte Suche in E-Mail-Archiven. Weil der Bedarf kleiner und mittelständischer Organisationen unterschiedlich ausfällt, gibt es für Office 365 sieben verschiedene Lizenzpläne.

 

Microsoft Office – Arbeiten, wie Sie es lieben
Die meisten Office 365-Lizenzpläne sind mit lokal installierbare Vollversionen von „Office Professional“ ausgestattet. Darin enthalten sind bekannte Office-Anwendungen wie Word, Outlook, PowerPoint oder Excel. Wo Sie Office installieren, bleibt Ihnen überlassen. Das kann ein Mac, ein Windows-Rechner oder beides sein.
Alternativ können Sie über das webbasierte Office Online Ihre Dokumente auch direkt im Webbrowser bearbeiten. Das ist vor allem dann praktisch, wenn Sie auf Reisen oder beim Kunden kein eigenes Gerät zur Hand haben.
Speichern Sie Ihre Dokumente in SharePoint oder auf OneDrive, stehen Sie automatisch auf allen Geräten zur Verfügung stehen.


Mobil arbeiten – Office ist überall
Bei den meisten Office 365-Lizenzpläne sind bis zu fünf mobile Endgeräte inklusive – pro Nutzer, versteht sich. Welchen Tablet und welches Smartphone Sie unterwegs mitnehmen, entscheiden Sie selbst. Word, Excel, Outlook & Co. laufen auch auf fast allen mobilen Geräten unter Windows, Android oder iOS. Daten, die sie mobil bearbeiten, werden automatisch online gespeichert. Sobald Sie Ihren Windows Rechner oder Mac anschalten, arbeiten Sie genau dort weiter, wo Sie zuletzt aufgehört haben. Der Funktionsumfang ist bei den „Office Apps“ schlanker, aber mit allen gängigen Werkzeugen ausgestattet. Genug, um auch unterwegs im Prozess zu bleiben und jederzeit schnell zu reagieren.

 

E-Mails, Kontakte & Termine – Mitten im Leben
„Exchange Server“ ist perfekt, um E-Mailings zu versenden, Aufgaben zu delegieren oder Meetings zu organisieren. Sie bleiben mit Ihrem Team in Verbindung, egal wo Sie sich gerade aufhalten oder mit welchem Endgerät Sie arbeiten.
Einmal eingerichtet, synchronisiert Exchange Server E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte auf allen angeschlossenen Plattformen. Empfangen Sie eine Besprechungsanfrage am Arbeitsplatz, wird Sie Ihr Smartphone daran erinnern.


Dokumentenmanagement – Effizient und sicher
Nutzen Sie SharePoint, um ganze Dokumentenarchive im Unternehmen zu veröffentlichen. Oder richten Sie für Projektteams Bibliotheken ein, in denen alle Informationen zu jeweiligen Projekt zu finden sind. Teammitglieder können so gezielt auf die aktuellsten Daten zugreifen und bleiben über den Fortschritt ständig informiert.

Binden Sie „OneDrive“ in interne Korrektur- und Abstimmungsprozesse ein. Damit lässt sich der Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren und Abstimmungsfehler vermeiden. Statt Dokumente per E-Mail zu versenden, werden sie einfach freigegeben und gemeinsam bearbeitet. So existiert immer nur eine Version, die alle aktuellen Änderungen und Kommentare enthält. Dadurch entfallen manuelle Übertragungen und redundante Korrekturen. Um den Speicherplatz brauchen Sie sich dabei keine Sorgen zu machen. Bei Office 365 ist für jeden Nutzer ein Terrabyte reserviert.

 

Skype for Business – Für Teamwork gemacht
Skype steht für unkomplizierte, direkte Kommunikation. Sie kommen mit ihrem Projekt nicht weiter? Schauen Sie wer online ist. Ein Kunde hat eine Detailfrage? Wenige Handgriffe genügen, um diese per Videoanruf zu klären. Und wenn es einmal etwas mehr sein soll: Mit „Skype for Business“ können Sie bis zu 250 Kollegen und Partner zu einer Videokonferenz einladen – und dass in gestochen scharfen HD.

Über die Integration in Outlook ist es einfach Web-Konferenzen zu planen. Mit einem Klick versenden Sie die dazugehörige Einladung mit Einwahllink per E-Mail. Während des Meetings sorgen effiziente Funktionen wie etwa „geteilte Bildschirme“ oder „gemeinsame Notizen“ dafür, dass die Teilnehmer optimal informiert werden.

 

Datenschutz – zu Hause ist es am sichersten
Deutsche Unternehmen, das hat der IT-Branchenverbandes BITKOM herausgefunden, bevorzugen nationale Rechenzentren. Demnach wünschen sich 83 Prozent, dass Daten in der Cloud ausschließlich in Deutschland gespeichert werden. Deshalb hat Microsoft in Kooperation mit T-Systems – der Geschäftskundensparte der Deutschen Telekom – im Herbst 2016 zwei Hochleistungsrechenzentren bei Magdeburg und Frankfurt/Main eröffnet. Ab dem 1. Quartal 2017 steht die „Deutschland-Cloud“ auch Office 365-Kunden offen. Eine Besonderheit ist dabei das Datentreuhänder-Modell. Es sperrt Microsoft vom Datenzugriff vollständig aus. Damit ist auch theoretisch ausgeschlossen, dass Ihre Geschäftsdokumente an staatliche Institutionen im Ausland weitergeleitet werden.

Darüber hinaus wird Office 365 von einem mehrstufigen Sicherheitskonzept geschützt. Das betrifft zum Beispiel den Zugang zu den Office 365-Rechenzentren. Ein komplexes Authentisierungsverfahren sichert zusätzlich die Verwaltungsebene ab, während die Kommunikation zwischen Office 365 und den Nutzern ausschließlich verschlüsselt läuft. Abgesehen davon schützt das Mobile Device Management „Intune“ sensible Daten bei Geräteverlusten. Verlieren Sie Ihr Smartphone, können Sie die Daten bequem aus der Ferne löschen.

 

Verwaltung – einfach, schnell & komfortabel
Der schnelle, komfortable Zugriff auf das „Admin Center“ reduziert den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum. So genügen wenigen Klicks, um neue Benutzer anzulegen oder Teameinstellungen zu ändern. Intelligente Werkzeuge helfen, gelöschte Konten zu reaktivieren oder mithilfe von Skripts ein hohes Automatisierungsniveau zu realisieren. Über Updates brauchen Sie sich übrigens keine Gedanken zu machen. Die laufen ab sofort vollautomatisch im Hintergrund.