Software - Archivierungssystem

Archivierungssystem

Simplify your life

Notizen, Urlaubsfotos, Verträge, Garantierechnungen, Monatliche Abbuchungen, Mailsuche, Rezepte, Müllabfuhrzeiten, Telefonnummern, Visitenkarten, ... nur einen Klick entfernt egal wo man ist. In der Cloud oder in der eigenen Cloud daheim. Keine Zukunft sondern Realität. Ohne Aufwand Platz schaffen, archivieren, finden...


Vorteile

  • Jederzeit und von überall zugreifen
  • Revisionssicherheit & Rechteverwaltung
  • Komfortable Recherchemöglichkeiten
  • Verbesserte Transparenz
  • Beschleunigung von Prozessen
  • Platzsparend und materialsparend
  • Eindämmung der Papierflut
  • Keine Medienbrüche
  • Einfache Sicherung des Archivs
  • Moderne Technologien

 

Sie wollen Platz schaffen und mühelos von überall auf Dokumente zugreifen?
Mit unserer Archivierungslösung bieten wir Ihnen noch mehr Vorteile!

 

Dokumenten-Management-System: Leichtigkeit, Intelligenz, Mobilität.
Mit unserer Archivierungssoftware können Sie alle Dokumente revisionssicher archivieren, professionell verwalten und blitzschnell wiederfinden. Der intelligente Vorlagen Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein, füllt die notwendigen Klassifizierungen selbstständig durch und legt die Daten (optional) automatisch im Archiv ab. Die Dokumentensuche ist mit unsere Archivierungslösung so einfach wie googeln.

Funktionen

Client Server System & Open Source :
  • Einmalige Installation der Software auf einem zentralen Computer, Server oder NAS
  • Plattformunabhängig

 

Grenzenlos archivieren:

  • Per Drag und Drop oder über die Archivieren-Funktion
  • Einscannen oder über den virtuellen Drucker
  • Über die Plug-ins, Add-ons und Mobile Apps oder über die Weboberfläche

 

Automatisch klassifizieren & archivieren:

  • Intelligenter Vorlagendesigner: Erkennt eingehende Dokumente automatisch, ordnet die Daten ein, führt Klassifizierungsattribute aus, legt Daten ab
  • Erfolgt auf der Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes und/oder Layouts

 

Benutzer- und Gruppenverwaltung:

  • Anlage von Benutzerzugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten („Rollen“)

 

Musik, Bilder & Fotos speichern:

  • Nicht nur Geschäftsdokumente sondern auch Bild- und Musikdateien speichern

 

Connection Manager:

  • Beliebig viele Anwender können zugleich mit dem System arbeiten (Lizenzmodell)

 

Datenbank & Speicherplatz:

  • nahezu grenzenloses Datenvolumen
  • Datenbank liegt beim Kunden, nicht auf fremden Servern

 

Datensicherung & Wiederherstellung:

  • Einfach mit einem Mausklick gesichert
  • manuell durchführbar oder automatisch & zeitgesteuert

 

Drucken:

  • Ausgewählten Dokumenten direkt aus der Software drucken

 

E-Mail Archivierung & Versand:

  • Einhaltung rechtlicher Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung von elektronischen Nachrichten
  • Direkte Archivierung aus Outlook der Thunderbird
  • Auch über andere Programme über PDF/A Drucker möglich
  • Schnell & einfach aus der Software heraus E-Mails senden

 

Einstellungen:

  • Individuell auf die eigenen Bedürfnisse einrichten

 

Historie:

  • Historie für Benutzeraktionen und Klassifizierungsschritte
  • Für jedes Dokument hinterlegt
  • Revisionssichere Dokumentation

 

Klassifizierung:

  • Dokumente zuordnen und mit Metadaten versehen
  • Ablageinformationen wie Dokumentenart, Status, Zuständigkeit, usw. erfassen
  • Vergabe von separaten Zugriffsrechten für Ordner und Dokumente
  • Manueller Workflow abbildbar

 

Revisionskonforme Löschfunktion:

  • Nicht mehr benötigte Dokumente in Papierkorb schieben (Dateien werden nicht gelöscht, nur aus Ansicht entfernt)
  • Über Löschfunktion nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unwiderruflich löschbar mit Löschprotokoll

 

Apps für Smartphones & Tablets:

  • Vom Smartphone/Tablet aus suchen, abrufen, ansehen, herunterladen oder archivieren

 

OCR & Volltextindizierung:

  • Automatische Texterkennung und Vorklassifizierung

 

Suchfunktionen und Filter:

  • Dokumente unter Eingabe von Suchkriterien schnell finden
  • Volltextsuche (über Inhalt), Erweiterte Suche (über Klassifizierung)

 

Plug-ins & Add-ons für Office Programme:

  • Direkte Ablage aus Office-Programmen: Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Writer, Calc, Draw und Impress
  • Mit virtuellem PDF/A Drucker können auch aus anderen druckbaren Programmen Dokumente archiviert werden

 

Und noch viele weitere Funktionen:

  • Versenden und kopieren von Ordner- und Dokumentenlinks
  • Dokumente exportieren und beliebig speichern
  • Ungelesene Dokumente hervorheben
  • Notizen: Anmerkungen zu Dokumenten hinzufügen
  • Dokumente versioniert archivieren: Verschiedene Versionen eines Dokuments mit Versionsnummer archivieren
  • Wiedervorlage: Erinnerungsfunktion für Dokumente
  • Vorschau-Fenster für Dokumente
  • Zugriff auf das Archiv über verschiedene Weboberflächen
  • API-Schnittstelle: Ermöglicht Anschluss von Drittsystemen

Interesse?

Sie sind auf der Suche nach einem Dokumenten-Management-System voller Leichtigkeit, Intelligenz und Mobilität? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf, unsere Ansprechpartner beraten Sie gerne und stehen Ihnen mit weiteren Informationen zur Verfügung.